SH Pratt, einer der führenden Bananen-Importeure und -Reifer in Europa verfügt über mehr als fünf Jahrzehnte Erfahrung im Geschäft rund um die gelbe Frucht. Seit nun mehr zwei Jahren wickelt das
Unternehmen den gesamten Import- und Reifeprozess über FIPS, das
Frucht-Import-Planungssystem von activeIT, ab. FIPS unterstützt die Bestellplanung mit Live Daten wie Verkaufsmengen und Verderb, sämtlichen Vorlaufzeiten, Prozessen und Reifezyklen – bringt die Transportplanung auch bei gravierenden Änderungen wie z.B. Ausfall eines Containers nicht ins Wanken – und garantiert eine bedarfsorientierte Reifeplanung für fristgerechte Lieferungen.
Vor der Implementierung der Software mussten also für eine
ordnungsgemäße Planung mehrere Excel-Listen befüllt, ausgelesen,
übermittelt und dann manuell in Bestellungen und Transporte im ERP-System umgewandelt werden. Durch FIPS konnte der Prozess optimiert und der Zeitaufwand minimiert werden. „Veränderungen sind immer eine Herausforderung. Die Umstellung von einem vertrauten System auf ein neues, fremdes System – ganz gleich, um welches es sich handelt – wird immer schwierig sein. Aber, man kann ein Unternehmen nicht mit Excel-Tabellen führen. Daher war es
notwendig diesen Schritt zu wagen. Wir haben versucht, den
Umstellungs-Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten", sagt Rob Wells, Head of Business Improvement & Processes
bei SH Pratt Bananas, zurückblickend.
Demzufolge stand ein reger Austausch mit activeIT an der
Tagesordnung: „Im Rahmen der Einführung von FIPS haben wir einige
Schulungen über einen Zeitraum von ein paar Wochen durchgeführt
und einen Videokurs gemacht. Meiner Ansicht nach haben wir damit
eine solide Grundlage geschaffen. Der Implementierungsprozess war
dagegen etwas schwieriger, weil wir der erste große Kunde für FIPS
waren und es definitiv einige Entwicklungsänderungen gab, die wir
vornehmen mussten, was wiederum Zeit brauchte. Diese
Entwicklungszeit hat die Implementierung zwar erschwert, aber die
Unterstützung durch activeIT war immer gegeben.“
Wells betont auch die gute Beziehung zum Softwareunternehmen:
„Der Input von beiden Seiten war von Vorteil. Wir durchliefen
gemeinsam diesen Prozess und hatten die Möglichkeit, das System an unsere Arbeitsweise anzupassen. Wir konnten uns in den Entwicklungsprozess einbringen und activeIT setzte alles
so um, wie wir es brauchten. Es gab keine fix fertige Lösung, an die wir uns anpassen mussten – das war und ist ein klarer Vorteil. Es gab zwar einige Feedback-Runden, in die wir viel Zeit investierten, aber nur so konnte unser Branchen Know-how direkt in den Entwicklungsprozess mit einfließen. Das machte die Implementierung zwar schwieriger, aber es hat sich allemal gelohnt. Nur dadurch haben wir jetzt ein besseres System, mit dem wir besser arbeiten können.“
In Bezug auf die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber dem neuen System fügt Rob Wells hinzu, dass es zu Beginn
Performance-Probleme mit FIPS gab. „Das war auf jeden Fall unsere größte Sorge. Alle waren an das Arbeiten mit Excel gewöhnt. Wir hatten ein Excel Sheet pro Woche, dann wurde ein neues Sheet gemacht, was schnell erledigt war. Bei der Umstellung auf FIPS gab es einige Ansichten, die noch nicht so optimiert waren, wie wir es uns wünschten. Wenn man zum Beispiel vier oder fünf Sekunden warten muss, bis man weiterarbeiten kann – also die Performance nicht ganz so ist, wie sie sein sollte – kommen natürlich Beschwerden. Wenn man häufig dieselbe Aktion durchführt oder sich die Vorhersage und die Reihenfolge ändert, muss man viele Dinge anpassen. Da macht es einen großen Unterschied, wenn alles ein bisschen schneller geht. Aber, wie gesagt, wir waren der erste große FIPS-Kunde, daher
hat es natürlich etwas gedauert, bis sich die Leistung verbesserte. Jetzt sind alle mit der Anwendung vertraut – FIPS gehört für uns dazu und jeder kommt damit zurecht. Auch diejenigen, die nicht unbedingt IT-affin sind und am Anfang eher skeptisch waren sagen nun, dass FIPS toll ist. Vor allem Aufgrund der Verfügbarkeit der Informationen.“
„Wenn man auf den Einführungsprozess zurückblickt und das mit heute vergleicht, ist es sehr amüsant. Heute haben
viele MitarbeiterInnen den ganzen Tag den FIPS-Screen im Blick, obwohl sie das gar nicht müssten. Das zeigt aber,
dass die Akzeptanz da ist – und viel mehr, dass sie FIPS wirklich mögen.“
Flüssiger Workflow
Im Betrieb von Rob Wells arbeitet der größte Teil des Teams
mit dem vollen Funktionsumfang des Import- und Reifeplanungstools von activeIT. In einigen Punkten wie z.B. im Bereich der Mengen- und Lagerplanung wird FIPS, aufgrund der Arbeitsabläufe im Haus und des Umfangs der verfügbaren Informationen, noch nicht voll eingesetzt. Dazu Rob Wells: „Die Digitalisierung und damit die Umstellung auf eine neue Software ist nicht für alle Mitarbeiter einfach. Daher haben wir im Bereich der Mengen- und Lagerplanung noch eine Übergangsphase und nutzen die Excel-Upload Funktion in FIPS.“
Die Module der Bestell-, Transport-, und Reifeplanung sind im
Familienunternehmen dagegen täglich im Einsatz. „Der Workflow
ist sehr flüssig – sehr natürlich“, so Wells. Eine der wichtigsten Funktionen für das Unternehmen bildet das Feature „Schiffsreisen“ im Rahmen der Transportplanung: „Im Bereich der Beschaffung hat man immer mit Schiffsverspätungen zu kämpfen. Eine Reederei hat viele Schiffe, und diese Schiffe haben viele Ausgangshäfen. Wir müssen alle praktischen Kombinationen ausarbeiten und herausfinden, wie diese Dinge funktionieren, damit sie mit den realen Gegebenheiten übereinstimmen. Um sicher zu gehen, dass beides übereinstimmt, haben wir FIPS. Die Lösung ermöglicht es uns mit Unzuverlässigkeiten im Transports umgehen zu können. Bei einer Verspätung können wir die ETA schnell ändern, was sich dann überall in FIPS widerspiegelt und umgesetzt wird. Der Transport per Schiff ist ein äußerst wichtiger Teil des Prozesses rund um die Banane. Daher ist die Schiffsreise-Funktion wahrscheinlich eine der wichtigsten Funktionen in FIPS – obwohl alle wichtig sind!"
Hier gelangen Sie zur vollständigen Fallstudie.
Weitere Informationen:
www.active-it.at
www.shpratt.com