Unvollständige E-Mails in unterschiedlichen Sprachen mit Anhängen in verschiedenen Formaten im Sammel-Postfach – B.i.Team möchte Unternehmen mit ihrem KI-Assistenten helfen und veranstaltete zur Demonstration ein Webinar über Freshfin und die KI-gestützte Auftragserfassung. Auch im Einkaufsprozess könne KI eingesetzt werden. Dazu werde es ein eigenes Webinar geben, so Daniela Sternal, Account Manager Freshfin, und Marius Wessel, Product Manager Data & AI.
© B.i.Team Gesellschaft für Softwareberatung mbHMarius Wessel und Daniela Sternal führen durch das Webinar.
"KI-Belegassistent", begann Wessel, "ist vielleicht ein sehr steriles Wort, hat aber den Hintergrund im Bereich Microsoft Business Central. Es dreht sich grundsätzlich um die Erfassung von Aufträgen im Verkaufsbereich oder von Bestellungen im Einkaufsbereich." Viele Unternehmen erhalten Aufträge über unterschiedliche Wege mit teilweise unvollständigen Informationen und nicht immer über eine elektronische Schnittstelle, gab er zu bedenken. "Das Ganze erfolgt sehr oft noch manuell, ist entsprechend zeitintensiv und fehlerbehaftet, ist aber notwendig, damit Folgeprozesse weiterlaufen können. An dieser Stelle möchten wir mit der KI-Belegerfassung eine Verbesserung herbeiführen."
Die KI lese die Informationen aus, digitalisiere die Dokumente und gleiche sie automatisch ab. "Es findet ein automatisches Matching statt zwischen den wichtigsten Stammdaten, also Kunde, Lieferant, Artikel, Artikelvariante, aber auch Lieferort oder Lieferzeitpunkt. Dann gibt es die Möglichkeit, dass die KI-Belegerfassung automatisch Bestellungen oder Aufträge in Freshfin oder Business Central anlegt, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht werden. Also simple gesprochen, wenn das Matching zu einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit den richtigen Debitor gefunden hat, den richtigen Artikel oder die richtige Artikelvariante, dann wird der Auftrag automatisch angelegt. Ist ein Schwellenwert nicht erreicht, gibt es die Möglichkeit, manuell gegenzuprüfen, aber die Informationen sind schon digital erfasst und man kann mit einem Klick diese Prüfung auch deutlich beschleunigen."
Verarbeitet, in Prüfung, ignoriert 
© B.i.Team Gesellschaft für Softwareberatung mbHOft haben Unternehmen im Vertriebsinnendienst eine allgemeine Adresse. "Der Assistent schaut sich die unterschiedlichen Mails an und sucht nach bestimmten Stichwörtern, um zu schauen, ob es sich überhaupt um einen Auftrag handelt. Dann schaut er im Betreff, Mailtext, auch im Anhang und sucht in der E-Mail-Adresse. Das ist wichtig, um zu verstehen, wo der Assistent überhaupt schaut, um Aufträge erstens zu identifizieren und zweitens die relevanten Informationen auszulesen." Die KI suche hierbei u. a. nach Kunden oder Lieferanten, nach Artikelvarianten, nach Kundenreferenzen, Lieferdatum, Lieferort, Menge und Einheit.
Danach zeigte Wessel ein Demo-Postfach, in dem drei unterschiedliche Ordner angelegt waren: verarbeitet, in Prüfung und ignoriert. "Es gibt zwei Stufen. Wenn ein bestimmter Schwellenwert erreicht wurde, dann wird eine Bestellung automatisch verarbeitet und im ERP direkt ein Beleg angelegt." Bei Sammel-Postfächern müsse man wissen, was von dem KI-Assistenten verarbeitet wurde, "deswegen werden diese Emails automatisch in die Ordner gelegt". Die Sprache der E-Mails spiele in der Verarbeitung keine Rolle.
Vor dem KI-Matching finde ein lokales Matching statt und die KI greife erst ein, wenn kein Match zustande gekommen sei. Außerdem lernt das System während der Benutzung dazu. "Das System lernt, wenn manuelle Zuordnungen gemacht wurden, und merkt sie sich." Es speichere auch Affinitäten, wenn Kunden z. B. immer wieder ähnliche Bestellungen tätigen.
Nach der Verarbeitung der E-Mail, könne man sich alles manuell zur Prüfung anschauen. "Ich habe immer die Möglichkeit, mir die Original-E-Mail noch einmal anzeigen zu lassen, per Preview in den Anhang zu gehen oder bei Bedarf den Anhang herunterzuladen. Die Matchings kann man Schritt für Schritt durchgehen und dann speichern." Man könne es auch direkt freigeben und dadurch automatisch einen Verkaufsauftrag im Business Central anlegen.
Im ERP-System werden gleichzeitig die entsprechenden Aufträge angelegt. "Da sehen Sie dann den Debitor und die Informationen, auch Zeilen mit Artikeln und der jeweiligen Variante und der jeweiligen Menge. Wenn sich was verändert hat, habe ich immer auch die Möglichkeit, den Auftrag noch einmal zu aktualisieren."
© B.i.Team Gesellschaft für Softwareberatung mbHIndividualisierung
"Ich habe auch die Möglichkeit, in der Applikation zu schauen: Was hat die Applikation gelernt? Und das entsprechend erneut zu verifizieren." Bei den Matchings zeige die KI eine Übereinstimmungswahrscheinlichkeit. "Es ist die Frage, wie gut das Matching ist, aber auch: Wie automatisch wollen Sie, dass eine Bestellung angelegt wird? Wir haben hier einen Schwellenwert von 80 % gesetzt, also das Artikel-Matching muss über 80 % liegen, damit der Auftrag automatisch angelegt wird. In der Admin-Steuerung können Sie individuell konfigurieren, wann die KI in Kraft treten soll und bei welchen Schwellenwerten solche Aufträge automatisch angelegt werden oder ab wann sie entsprechend geprüft werden sollen. Darüber hinaus ist es auch wichtig, dass wir die Daten - insbesondere die sensiblen Daten - maskieren, sobald sie ausgelesen werden, sodass sie entsprechend geschützt sind. Wir haben natürlich auch die Möglichkeit, entsprechend die Zugriffe zu steuern und zu kontrollieren. Das heißt, nicht jeder hat zum Beispiel in ihrer Organisation die Möglichkeit, in diesen Admin-Bereich einzutauchen."
© Hugo Huijbers | FreshPlaza.de
Steffen Krause und Daniela Sternal von BiTeam/Freshfin beim diesjährigen Berliner Kartoffelabend: Das Softwareunternehmen hat u. a. bei Agropa ein maßgeschneidertes ERP-System implementiert.
Über das Unternehmen
B.i.Team steht für Beratung im Team, ein Unternehmen, das schon viele Jahre in der Softwarebranche am Markt ist. "Wir kümmern uns überwiegend um Lösungen aus dem Hause Microsoft, speziell auch für den Fruchtgroßhandel" berichtete Sternal. "KI und Daten spielen da immer wieder eine große Rolle; dieser Unternehmensbereich ist sehr wichtig für unser Unternehmen."
Weitere Informationen:
Daniela Sternal
Marius Wessel
B.i.Team Gesellschaft für Softwareberatung mbH
An der RaumFabrik 33c
76227 Karlsruhe
[email protected]
www.freshfin.de
