Der Kartoffelhandel ist ein Geschäft mit vielen Facetten – von der Ernte über Qualitätssicherung bis zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit. Bei der Agropa Handels GmbH, einem Kartoffelgroßhändler in Bayern, läuft das alles zunehmend digital. Mit der Branchenlösung Freshfin von B.i. Team steuert das Unternehmen heute zentrale Geschäftsprozesse vom Wareneingang bis zur Abrechnung. Seit 2023 ergänzt Agriplace das System für ein automatisiertes und revisionssicheres Zertifikatsmanagement.
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Anlieferung beim Kartoffelgroßhändler Agropa. Das ERP-System Freshfin erfasst die gelieferte Menge automatisiert und prüft die Aktualität der Zertifikate.
Vom Papierstapel zur digitalen Partienummer
Anlieferung bei Agropa in Brunnen: Ein Lkw fährt auf die Waage; 40 Tonnen Gesamtgewicht, davon 24 Tonnen frische Kartoffeln aus dem Donaumoos. In der Warenannahme öffnet das Team die passende Partie-Bestellung in Freshfin. Alle zur Lieferung gehörenden Informationen – inklusive Zertifikate und automatisch vergebener Partienummer – sind bereits hinterlegt. Die Waage überträgt das Gewicht direkt ins System, Freshfin erstellt automatisch einen Snapshot der aktuellen Zertifikatslage. So ist die Dokumentation auditfähig, der Prozess effizient und sicher.
Danach durchlaufen die Kartoffeln die üblichen Stationen: Sortieren, Waschen, Polieren, Trocknen. Was optisch überzeugt, geht in den LEH. Der Rest findet Verwendung in der Industrie oder zur Energiegewinnung.
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Manuela Hierl bei der Kontrolle der Verpackungen
Zertifikate verwalten: von Excel zu ERP
Agropa nimmt jährlich rund 90.000 Tonnen Kartoffeln von etwa 250 regionalen Erzeugern und zusätzlich über 1.000 Zulieferbetrieben an. Jeder davon muss verschiedenste Zertifikate vorweisen, darunter GLOBALG.A.P., QS oder Geprüfte Qualität Bayern. „Früher war das ein enormer Verwaltungsaufwand", erinnert sich Manuela Hierl, Verantwortliche für Qualitätsmanagement und Nachhaltigkeit bei Agropa. Die Nachweise wurden manuell in Excel gepflegt, auf Zuruf bearbeitet und in Ordnern abgelegt – ohne zentrale Datenbasis.
Die Einführung von Freshfin im Jahr 2019 änderte das grundlegend. Das ERP basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und wurde von B.i.Team speziell für den Fruchtgroßhandel entwickelt. In Workshops mit Agropa wurden individuelle Anforderungen aufgenommen und in digitale Prozesse übersetzt.
Heute pflegt das Team alle relevanten Informationen direkt im ERP, inklusive Zertifikaten, Stammdaten, Erzeugerbeziehungen und Rückverfolgbarkeit bis zur Kiste im Kühlhaus. Auch das Erstellen von Etiketten läuft automatisiert: Über die Partienummer generiert ein Zwischenprogramm passende Etiketten für Verpackung und Umverpackung direkt aus Freshfin.
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Agropa Standort in Brunnen
Automatisierte Abrechnung auf Knopfdruck
Die Abrechnung mit den Erzeugern ist komplex. Die Größe, Sortierung und Qualität der Kartoffeln beeinflussen den Preis. Agropa setzt hier auf die neutrale Bonitur des Landeskuratoriums für pflanzliche Erzeugung in Bayern. Auch dieser Prozess ist heute digitalisiert: Freshfin übernimmt die Boniturergebnisse, berechnet die Preise und erstellt die Abrechnung automatisch – ganz ohne Excel und Taschenrechner.
Zuvor arbeitete Agropa mit einer veralteten NAV-Version aus den frühen 2000er-Jahren. „Das alte System war kaum mehr zeitgemäß", sagt Manuela Hierl. Mit Freshfin hat Agropa eine digitale Basis geschaffen, ein ERP, das auch zukünftigen Anforderungen standhält. Dazu gehört auch, perspektivisch in die Cloud gehen zu können. Daher hat Agropa inzwischen von Business Central Version 14 auf BC 25/26 gewechselt. und entwickelt den Einsatz von Freshfin im Unternehmen gemeinsam mit B.i.Team laufend weiter. Dazu gehören die Nutzung neuer Funktionen wie die Rückverfolgbarkeit von Verpackungsmaterialien, E-Rechnungen und elektronischer Datenaustausch (EDI) mit Handelspartnern
Ziel ist ein papierloses Büro, in dem alle Beteiligten zentral und effizient arbeiten können. „Digitalisierung ist bei uns kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein laufender Prozess", betont Hierl.
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Digitale Zertifikatsprüfung mit Agriplace
Ein zentraler Baustein der Digitalisierung ist das Zertifikatsmanagement – Agropa muss über 5.000 Einzelzertifikate im Blick behalten. Früher bedeutete das: Mails durchsuchen, Zertifikate manuell prüfen, in Freshfin einpflegen – mit hohem Zeitaufwand. Seit 2023 nutzt Agropa daher die Plattform Agriplace, 2024 folgte die Schnittstelle zu Freshfin.
Jetzt fließen alle relevanten Nachweise automatisiert und tagesaktuell ins ERP. Frisch eingespielte oder abgelaufene Zertifikate erscheinen direkt in Freshfin. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, das Team greift nur noch stichprobenartig ein. „Was früher Stunden dauerte, läuft heute im Hintergrund", so Hierl.
Sicherheit entlang der Lieferkette
Zertifikate wie GLOBALG.A.P. oder QS bringen nicht nur Vorteile für den Handel, sondern bedeuten auch Verantwortung für die Lieferkette. Agropa begleitet die Erzeuger bei der Einführung neuer Standards, bietet Schulungen an und unterstützt bei der Audit-Vorbereitung. Schon vor der Aussaat stimmt sich das Unternehmen mit den Erzeugern ab, inklusive Sortenwahl und Anbauplanung.
Dabei versteht sich Agropa als Bindeglied zwischen Landwirtschaft und Handel. Die Einhaltung aller Standards ist Voraussetzung für die Vermarktung an den Lebensmitteleinzelhandel. Agropa selbst ist nach IFS, QS, GQ Bayern, Bio und Ecovadis zertifiziert.
Weitere Informationen:
Daniela Sternal
B.i.Team
Gesellschaft für Softwareberatung mbH
Tel.: +49 30 435500 11
[email protected]
www.biteam.de
Agropa Handels GmbH
Bavariastraße 56
86564 Brunnen
Telefon: 0 84 54 / 9 90 80
E-Mail: [email protected]
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