Auf der Suche nach einem umfassenden, flexiblen ERP-System

"Seelenfrieden, Klarheit und weniger Fehler. Es bietet all das", beginnt Nannette Lammerts von Berries Direct in den Niederlanden und bezieht sich dabei begeistert auf das ERP-System Freshino. Heutzutage müssen alle, die frische Produkte verkaufen, mehr tun als nur kaufen und verkaufen: Sie benötigen Einblicke, Effizienz und fehlerfreies Arbeiten. Mit dem ERP-System Freshino, das ursprünglich als FRUIT voorraad begann, bietet Henk Jan Klok Obst- und Gemüseunternehmen genau das. Von der Anlieferung bis zur Rechnungsstellung findet sich alles in einem System.

Das niederländische Unternehmen Freshino bietet Frischwarenunternehmen Einblick in alle ihre Geschäftsprozesse, vom Einkauf oder der Ernte über die Bestandsverwaltung, Verpackung, den Versand und den Verkauf bis hin zur Rechnungsstellung. "Man fügt alle Informationen zu jedem Schritt in der Kette in das ERP-System ein, vom Hochladen von Bestellungen und Transportdokumenten bis zum Scannen von Etiketten und Versenden von Rechnungen. So erhalten Erzeuger oder Händler einen vollständigen Track-and-Trace-Überblick über eine Obst- oder Gemüsesendung, sogar bis auf die Ebene der einzelnen Trays. Alle wichtigen Zusatzinformationen, beispielsweise zur Qualitätskontrolle, Lagerung oder Haltbarkeit, finden Sie ebenfalls in Freshino", sagt Henk Jan.

Keine umständlichen Excel-Listen mehr
Nannette hat Freshino vor drei Jahren gekauft, als es noch FRUIT voorraad hieß. "Damals haben wir zahlreiche Excel-Tabellen verwendet, sodass nicht alle Informationen in einem einzigen System gespeichert waren. Deshalb haben wir uns nach einem umfassenden ERP-Paket umgesehen. Viele der vorhandenen Pakete für Frischwaren schienen jedoch schnell den Betrieb zu diktieren, während wir auf Flexibilität setzen. Henk Jan schien in der Lage zu sein, eine maßgeschneiderte Lösung zu liefern, und im Nachhinein hat er dieses Versprechen mehr als erfüllt. Wir konnten unseren Arbeitsprozess beibehalten; das Paket bietet einfach Unterstützung", sagt sie.

Pflanzenmanagement
"Das Paket von Henk Jan beginnt, wenn eine Palette in den Kühlraum kommt, und endet, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt." Aber laut Henk Jan können die Erzeuger auch in der letzten Phase – der Ernte – im Gewächshaus oder auf dem Feld Daten in Freshino erfassen. "Die Erzeuger können das sogar auf Basis der eingehenden Bestellungen verwalten. Zum Beispiel, wie viele Kilo eines bestimmten Produkts sie ernten müssen. Anhand der eingegebenen Daten erhalten sie einen Bericht über beispielsweise Chargen und Mitarbeitende."

Vielfältige Möglichkeiten
Henk Jan fügt hinzu, dass die Nutzer die volle Kontrolle über das Hinzufügen von Informationen haben. "Ein Importeur kann unter anderem Informationen vom Transportunternehmen, Kühlhaus oder Qualitätskontrolleur anfordern. Sobald diese vorliegen, werden sie automatisch im System erfasst, beispielsweise als PDF mit den Messwerten eines Datenloggers", erklärt er.

Die Software bietet umfangreiche Möglichkeiten. Dazu gehören die Weitergabe von Bestandsinformationen in Echtzeit an Kunden, die schnelle Rechnungsstellung in mehreren Sprachen, automatisch generierte Versanddokumente, das Scannen von Standorten zur Verfolgung des Bestands bis auf Paletten- oder Kistenebene, die Erstellung von Produktions- und Finanzberichten, die Verknüpfung mit Buchhaltungssoftware, EDI-Supermärkten und Office 365 sowie die Übermittlung von Daten an Sortier- und Etikettiermaschinen. "Wir arbeiten auch an einer Verbindung zum Zoll, um die benötigten Informationen automatisch weiterzuleiten."

Das ERP-Programm verfügt außerdem über eine Aufgabenliste für jeden Lagerarbeiter, einschließlich einer Checkliste pro Aufgabe. Diese Listen können in Absprache mit den Kunden angepasst werden. Die Antworten der Mitarbeitenden werden in die Datenbank und das Track-and-Trace-System eingespeist. Digital eingegebene Informationen lassen sich viel einfacher speichern und wiederfinden.

Modular und in der Cloud
Freshino ist modular aufgebaut. "Sie müssen keine Module bezahlen, die Sie nicht nutzen. Unternehmen zahlen einen festen Betrag für eine maximale Anzahl von Nutzern. Wenn sie mehr nutzen, fällt ein zusätzlicher Preis pro Nutzergruppe an. Freshino ist auch für kleine Importeure interessant. Die Nutzung eines Komplettpakets kostet sie nicht viel", erklärt Henk Jan.

Alles läuft über die Cloud. "Man benötigt keinen speziellen Server, und unser niederländischer Hosting-Partner verfügt über eine ausgezeichnete Cybersicherheit. Auf Freshino kann man über das Smartphone zugreifen. Wenn man jedoch viele Bestandsübersichten und Palettenaufteilungen hat, kann das Scrollen auf einem kleinen Bildschirm ziemlich mühsam sein. Tablets sind praktischer. Aber wenn man schnell eine Bestellung aufgeben möchte, reicht ein Smartphone völlig aus." Henk Jan fügt stolz hinzu, dass sich bereits 36 Unternehmen für diesen Neuling in der ERP-Landschaft entschieden haben, darunter mehrere Kunden aus Übersee, einige sogar aus Südafrika.

Einfach zu bedienen und anpassbar
Nannette ist eine dieser zufriedenen Kundinnen. "Die vollständige Automatisierung unserer Verwaltung, einschließlich der Kommunikation mit den Einkäufern, gibt uns viel Sicherheit und Klarheit. Wir können nicht mehr ohne das System arbeiten und möchten es ehrlich gesagt auch gar nicht mehr missen. Die Rentabilität haben wir gar nicht in Betracht gezogen. Die Frage war: Bringt es Seelenfrieden und Klarheit und reduziert es das Fehlerrisiko? Wenn die Antwort 'Ja' lautet, sollte man nicht zögern", erklärt sie.

Nannette schätzt besonders die Benutzerfreundlichkeit des Systems. "Etikettenlayout? Das geben Sie einfach in der Bestellung an, und schon erscheinen die richtigen Informationen automatisch auf den Etiketten: Sorte, Herkunft, Erntedatum, was auch immer." Auch für die Mitarbeitenden ist das System ideal. "Auf einem Tablet werden die Arbeitsaufträge in ihrer Sprache angezeigt", betont sie. "Das erleichtert die Einarbeitung erheblich."

Aber das Wichtigste ist vielleicht: "Henk Jan sagt nie ‚das geht nicht'. Höchstens sagt er: ‚Darüber muss ich nachdenken.' Das ist Gold wert. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, haben wir schon eine neue Idee. Und dann macht er einfach mit uns ein Brainstorming", fasst Nannette zusammen. Er hat beispielsweise dabei geholfen, maßgeschneiderte Qualitätsberichte für Berries Direct zu entwickeln, die Fotos von jeder Charge direkt aus dem Gewächshaus oder der Verpackungsstation enthalten.

Weitere Informationen:
Henk Jan Klok
Freshino
info@freshino.nl
www.freshino.nl

Nanette Lammerts
Beeren Direkt
nannette@berriesdirect.eu