Innerhalb von sechs Monaten hat sich Fresh Mushroom Europe (FME) von einem Unternehmen, bei dem die Prozesse von Bestellungen auf Papier dominiert wurden, in ein Unternehmen gewandelt, bei dem alle Prozesse bei Microsoft Dynamics mit SI Foodware AGF registriert und unterstützt werden. Für das Unternehmen, das sich auf den internationalen Anbau und Handeln mit Pilzen spezialisiert hat, ist das eine große Veränderung, aber auch für Schouw Informatisering, die den Job übernommen haben.
"Davor hat nicht jeder mit der Software gearbeitet", sagt Nick van Dun, Finanz-Beauftragter bei FME. Vor allem in der Produktionsabteilung wurde kaum mit Computern gearbeitet. Das hat sich jetzt komplett geändert. Jeder arbeitet inzwischen täglich mit der neuen Software und außerdem werden im Unternehmen auch oft RF Scanner genutzt, die Daten erfassen, die dann in der Software hochgeladen werden, um logistische Prozesse abzusichern. FME hat ein breites Sortiment an frischen Pilzen, die das Unternehmen an den Einzelhandel und den Lebensmittelservice liefert.
Neues System
"Pilze sind ein wundervolles Produkt", sagt Els Verburg, Qualitätsmanager bei FME. Dank der steigenden Anzahl an Flexitariern (Fast-Vegetarier) werden auch immer mehr Pilze verkauft. Das Produkt wird oft von Leuten genutzt, die "heute mal ohne Fleisch auskommen wollen", erklärt Els. Neben den angebauten Pilzen, bietet FME auch Wildpilze an. Der Markt für dieses Produkt liegt vor allem in Europa. "Der Vorteil ist, dass die neue Software für mich als Qualitätsmanager ziemlich selbsterklärend ist", sagt Els. "Das System hat viele Vorteile, was Lebensmittelsicherheit und Rückverfolgbarkeit angeht."
Vor etwa drei Jahren begann die Suche nach einem neuen Software Paket. "Wir haben nicht mit einem vollständigen ERP System gearbeitet, sondern vor allem für die finanzielle Administration eine Software genutzt", sagt Nick. Weil das Unternehmen wächst und Rückverfolgbarkeit immer wichtiger wird, sollte ein neues Software Paket her. In der ersten Märzwoche 2016 wurde dann mit der Implementierung mit Microsoft Dynamics mit SI Foodware AGF begonnen. Innerhalb von sechs Monaten war das gesamte ERP System installiert und wurde, ohne dass größere Anpassungen vorgenommen werden mussten, in Betrieb genommen.
Beharrlichkeit
"Es ist sehr gut gelaufen", sagt Mats Jacobs, Berater bei Schouw Informatisering. Das Projekt wurde mit vier permanenten Mitgliedern durchgeführt. "Um die Anpassungsnotwendigkeit minimal zu halten, ist es sehr wichtig für alle - sowohl für das Projektteam, als auch die Manager -, sich auf die gute Unterstützung der Unternehmensprozesse zu konzentrieren. So war es uns möglich, unsere Standard SI Foodware AGF Lösung erfolgreich zu implementieren. Das Projektteam hat sich an festgelegten Tagen getroffen, um an dem Projekt zu arbeiten. Durch diesen Fokus waren eine gute Geschwindigkeit und schnelle Ergebnisse möglich."
"Wenn man beginnt, muss man den gesamten Prozess beenden", fährt Mats fort. "Im Frischwarensektor müssen wir oft Rücksicht auf die Saison nehmen. Man will die Saison nicht unterbrechen und sie dann erst nach ein paar Monaten wieder aufnehmen." Neben den technischen Problemen würde das dazu führen, das alle Beteiligten sich ein paar Monate auf etwas anderes konzentrieren würden und es ist auch aus Kundensicht nicht ratsam. "Man muss die gesamte Administration in das System implementieren. Wenn man dabei eine Pause einlegt, muss man von vorne beginnen", sagt Els. Neue Produkte, Veränderungen der Schuldner- und Kundendaten, all das muss solange, wie die Implementation dauert, in zwei Systemen auf dem neusten Stand gehalten werden.
Automatisierung der Produktionsabteilung
In der Produktionsabteilung wurde nicht viel mit Computern gearbeitet. Inzwischen wurden alle Produktionsreihen mit Bildschirmen ausgestattet und die Handscanner nehmen jeden Schritt des Prozesses auf. "Die Implementation in der Produktionsabteilung dauert immer am längsten", so Mats. "Die Büroarbeiter kennen sich meistens schon mit der Software aus. Tatsächlich war es eine lustige Herausforderung, dieses Mal beides gleichzeitig im Büro und in der Produktionsabteilung zu tun."
Weil, neben den finanziellen Aspekten auf Ladenebene, noch nicht viel automatisiert wurde, sollte Schouw Informatisering sich dieser Aufgabe annehmen. "Es ist eine gute Arbeitsweise, weil der Kunde dir vertraut", sagt Mats. Els fügt hinzu: "Manchmal dachten wir, dass wir unseren Produktionsprozess anpassen müssen, aber am Ende war das nicht der Fall." Auch Nick spricht sehr positiv von der Zusammenarbeit: "Wenn man so intensiv zusammen arbeitet, ist es wichtig, dass man sich gut versteht. Man arbeitet in einer kurzen Zeitspanne, deswegen muss jeder mit Leidenschaft dabei sein."
Das Paket erweitern
Die Herausforderung wurde noch größer, weil FME zwei Branchen mit ihren individuellen Arbeitsabläufen hat. "Für die Implementation war es wichtig, die Leute zusammen zu halten. Dabei hat FME uns sehr geholfen." Inzwischen arbeiten die beiden Branchen innerhalb des gleichen Software Pakets zusammen, obwohl es noch immer etwas Raum gibt, um die Unterschiede zwischen beiden Standorten abdecken zu können. Das System ist in beiden Branchen aktiv, daher können sie darüber nachdenken, die Software zu erweitern. Es muss noch immer viel diskutiert und besprochen werden, einschließlich der Realisierung eines Portals für Bauern."
"Deswegen nennen wir es ein Lern-System", sagt Els. "Wenn man damit arbeitet, entdeckt man immer mehr Möglichkeiten." Mats kann dieses Prinzip bestätigen. "Wenn ein Kunde mit der Software arbeitet, ist er sich viel bewusster über alle Möglichkeiten und darüber, was er von dem System erwartet. Einfach, weil er dann mehr darüber weiß." Um das Lernen zu stimulieren, bringt Schouvw Kunden und Drittparteien der Lebensmittel Community zusammen. Dann können Erfahrungen ausgetauscht werden. So werden sie der Lösung immer mehr vertrauen", sagt Joris Kolff von Schouw Informatisering. "Außerdem arbeiten wir immer sehr eng mit der Lebensmittel Community zusammen, um unsere Software weiterzuentwickeln."
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FME
Els Verburg