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Entwirrung von Daten. The Greenery and Mulder Onions:
Kompletter Umzug der IT-Abteilung an einem Wochenende

Im vergangenen Jahr im Juli haben die Greenery und Mulder Onions BV eine Einigung über ein Management-Buy-Out des Zwiebelunternehmens erzielt. Ein Schritt von The Greenery, um sich mehr auf seine Kernaktivität zu konzentrieren. Dieser Schritt bedeutete auch den Beginn vieler Änderungen für Mulder Onions. Die Veränderungen im IT-Bereich waren nicht die kleinsten.

"Eine hektische Zeit, in der Verträge mit Telefon- und Internetanbietern eingegangen werden mussten und wir mussten entscheiden, wie wir die IT organisieren können", sagt Tim van Haandel von Mulder Onions. Damit gibt er einen Überblick über eine Reihe von Änderungen, die gemacht werden mussten. Diese Dienste wurden zuvor von The Greenery betreut. Für viele dieser Dienstleistungen wendete sich der Zwiebelhändler an RPO ICT Solutions. "Wir haben bereits zusammengearbeitet, als wir noch Teil von The Greenery waren", fährt Tim fort. "Die Entscheidung sich an RPO zu wenden, war also offensichtlich."


Tim van Haandel von Mulder Onions und Paul van der Es von RPO ICT Solutions.

Entwirrung von Daten
Außerdem erhielt Mulder im Jahr 2012 eine neue Software. "Sie haben dann Freshng Advanced mit eingeschlossen", erklärt Paul van der Es von RPO ICT Solutions. Mulder Onions arbeitet seit 1992 mit RPO-Software zusammen. "Wir waren sehr zufrieden mit der Software, die es uns ermöglicht, Verträge und Aufträge in einem System zu haben", fügt Tim hinzu. "Wir haben darüber nachgedacht, was wir besser und anders machen wollten." Das führte unter anderem zur Enthüllung, dass die Geschwindigkeit des Systems schneller sein könnte, wenn wir den RPO-Server verwenden würden.

Das war nur ein erster Schritt im Prozess. Die eigentliche Arbeit begann mit der Entwirrung der Daten in dem The Greenery's System. Die Daten, die zu Mulder Onions gehörten, befanden sich auf den Servern von The Greenery. Alle Daten mussten auf den RPO-Server übertragen werden. Mails, Kontakte, Tabellenkalkulationen und andere Dateien mussten zwischen den Servern verschoben werden. RPO brauchte zwei Monate, um diese Umstellung vorzubereiten und eine Bestandsaufnahme zu machen, um festzustellen welche Daten verschoben werden mussten.

Sonderarbeit wird zum Standard
Der Umzug erfolgte am 26. November 2016. Am Freitag, den 25. November, bearbeitete das System immer noch die Daten von The Greenery, am Montag, den 28. November, war es auf den RPO-Servern tätig, und Mulder konnte den Zwiebelhandel wieder aufnehmen. "Alles musste transferiert werden, wofür gute Vereinbarungen getroffen werden müssen", erklärt Paul. "Am Montag musste die Kommunikation stimmen, damit Mulder wie gewohnt arbeiten konnte. Das alles ging ohne Probleme."

Mulder nutzt das Standardpaket, das mit spezifischer Funktionalität für die Zwiebelverwaltung abgeschlossen ist. "Schließlich wird dies dem Standardpaket hinzugefügt und andere Unternehmen können es auch verwenden." Zwei Beispiele für zusätzliche Funktionalitäten, die von Mulder verwendet werden, beziehen sich auf die Auftragsabwicklung bei der Zollabfertigung. Im ersten Fall wurde der Software ein Ausschreibungswerkzeug hinzugefügt. Damit kann ein Käufer ein vollständiges Angebot für einen Kunden abgeben. Die Ausschreibung erfolgt in einer Bestellung per Mausklick, ohne dass die Daten erneut eingegeben werden müssen. Jeder Auftrag wurde mit einer Aufgabenliste versehen, die ausgefüllt werden muss. Diese Liste umfasst zum Beispiel Dinge wie die Art der Verpackung und dem Transport. Außerdem wurde dies direkt mit dem Zoll gehandelt, um Exportdokumente anzufordern.

Hosting-Lösung
RPO bietet einen Standard-Hosting-Service an, in dem zwischen Kunden, Rechenzentrum 1 und Rechenzentrum 2 eine Art dreiseitige Beziehung entsteht. Grundsätzlich arbeitet der Kunde auf Server 1. Wenn keine Verbindung mit diesem Server möglich ist, kann der Kunde die Daten im Rechenzentrum 1 über das Rechenzentrum 2 erreichen. Wenn das Rechenzentrum 1 abbricht, übernimmt das Rechenzentrum 2 vollständig. "Wir haben eine so genannte Dreiecksbeziehung zwischen dem Kunden und den Rechenzentren", erklärt Paul. "Darüber hinaus bieten wir eine komplette Notfallanlage an."

Dass dies nicht ein überflüssiger Luxus ist, wurde am 2. Januar sichtbar. Internet-Anbieter Ziggo kämpfte mit einem Netzausfall in der Region Kerkrade. Die Verbindung mit dem weltweiten Web war auch für Mulder Onions nicht verfügbar. "Wir haben dann sofort RPO kontaktiert, um die Notfallfunktion zu nutzen", sagt Tim. Mit diesem Service ist der Internetzugang garantiert. Am Ende wurde der Netzausfall schnell von Ziggo gelöst, und der Notfallplan musste nicht genutzt werden. "Es ist wichtig, diese Ausweichmöglichkeit zu haben, denn man muss immer verfügbar sein", schließt Tim ab. "Wir können nicht mehr darauf verzichten."

Weitere Informationen:
Mulder Onions
Tim van Haandel  
tim@mulder-onions.com
www.mulder-onions.com

RPO ICT Solutions
Paul van der Es

Erscheinungsdatum: 20.03.2017

 


 

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